Just do it: Samarbeid som skaper fart og verdi - Næringsforeningen i Stavanger

Energisektoren har stor grad av teknologi, og samtidig stort fokus på HMS og flere andre områder. Oppgavene som skal løses er dermed komplekse, og treffer ulike fagområder og avdelinger som må jobbe sammen. Da er de viktigste suksesskriteriene en felles forståelse av målet og hvem som kan bidra. I tillegg er det viktig å sette av tid til å jobbe fokusert sammen, og ha en synlig og felles struktur for hvordan arbeidet skal være. Gjort på riktig måte, har jeg erfart at en leverer både bedre og raskere enn vanlig, og med et høyt engasjement.

 Tre gode eksempler

Tre veldig gode erfaringer jeg har, fra team jeg jobbet med som smidig coach:

• Strategien for et fornybart energiområde ble utviklet på 1 uke, og ikke flere måneder som det vanligvis tar, og resulterte senere i en vellykket strategi for virksomhetens fornybare satsing.
• En teknisk leveranse som design for en ny borebrønn, eller strategi for nye letebrønner ble levert for videre beslutningsgrunnlag på få uker, istedenfor måneder.
• Oppdatering av nye HR-retningslinjer med involvering av fagforeninger, ledere og ansatte, ble levert 5 ganger raskere enn vanlig, med gode resultater.

Noe av det som er motiverende med disse eksemplene, er å oppleve samarbeidet mellom ansatte fra ulike fagområder på nye måter. Noen fikk store «a-ha»-opplevelser av å se hvordan deres bidrag var koblet sammen med arbeidet til en kollega, og den innsikten bidro til at de sammen skapte et bedre sluttprodukt.

Jobbe smidig

En av nøklene til suksess er å jobbe smidig i tverrfaglig team, med tydelig fokus og felles mål.  Mange fancy «buzz-ord» og begrep innenfor smidig eller agilt kan forvirre mer enn de hjelper.  Min forenklede påstand er at elementer fra et smidig tankesett og prinsipper ofte er mye sunn fornuft, eller som slagordet sier «Just do it?». Dette er en forenkling, men det er likevel et par enkle tips som erfaringsmessig kan brukes av alle:

Sett i gang

Dersom du har ansvar for en leveranse med bidrag fra flere fagområder, hvordan kommer i gang? Noen overordnede tips basert på reelle eksempler fra forskjellige bransjer;

1. Endring er krevende, finn en partner som også har energi og lyst å teste nye måter å jobbe.
2. Begynn i det små, med et konkret lite prosjekt som har reell verdi.
3. Feir suksessen og milepæler sammen!
4. Lær sammen, hva fungerte godt og hva vil vi endre til neste gang?
5. Ikke fokuser alle ord og utrykkene i den smidig metodeverket, men heller hva metodeverket prøver å oppnå.

Noen praktiske tips for selve leveransen;

• Lag et klart definert felles mål, forstå oppdraget og bli enige om hva som er suksess.
• Finn ut hvem som kan bidra fra ulike fagområder, hva hver enkelt kan bidra med.

Planlegg tid til å jobbe sammen

• Sett av tid sammen for selve leveransen. Dette kan gjøres på ulike måter, eksempelvis kan leveransen være i 1 uke, som i figuren under:

Dersom det er vanskelig å prioritere hele dager til dette arbeidet pga. andre forpliktelser, finn en løsning som funker for teamet – For eksempel, alle deltar hver dag fra kl. 10-14, alle deltar 3 av 5 dager i en uke, eller hver dag fra lunsj og utover?

Synlig struktur for samarbeidet

1. Samarbeid i samme fysiske rom eller digitale rom med felles dokumenter og felles data.
2. Definer hvem som er mottaker eller oppdragsgiver, og ha denne personen tilgjengelig.
3. Ha oppdragsgiver med i starten av leveransen for å få felles forståelse av oppdraget og målet. Avtal hvordan dere samarbeider for å gjøre avklaringer underveis, og hvordan sluttproduktet skal leveres.
4. Avtal med andre ressurspersoner når de skal være tilgjengelige for innspill og avklaringer.
5. Ha full synlighet innad i teamet om hvem som jobber med hva, del oppgavene inn i mindre deler og ha oversikt over hvordan oppgavene henger sammen med hverandre. Kanskje en oppgave må avklares før en kan starte på neste del, eller kan oppgavene jobbes med parallelt?

Kanban board

Figuren under viser et enkelt eksempel, og dette kan gjøres med post-it lapper på en tavle i et felles arbeidsrom, eller på digitale verktøy som Miro eller MS Teams.  Dette kalles et Kanban board.

6. Husk å stille spørsmål og utfordre hverandre på hvor mye arbeid som skal gjøres. Sjekk at arbeidet faktisk bidrar til det definerte målet og sluttproduktet som en ble enig om.
7. Kom i gang, test og prøv nye ideer, også omtalt som «Fail fast».

Det er mange flere elementer en kan trekke inn, og du kan benytte deg av eksterne rådgivere og coacher med erfaring og kompetanse som kan støtte team og virksomheter på veien mot å bli mer smidige. Men husk, ikke mist fokuset i alle buzz-ordene, mye av dette er sunn fornuft. La et team med rett kompetanse komme sammen i en kort periode for løse en felles viktig oppgave, og la magien skje.  

«Just do it!»